Положение об архиве

Положение
о муниципальном архиве Администрации Таштыпского района Республики Хакасия

 

1. Общие положения

 1.1. Муниципальный архив Администрации Таштыпского района Республики Хакасия (далее архив), является структурным подразделением Администрации Таштыпского района Республики Хакасия (далее Администрация), создается и ликвидируется Администрацией. Архив   осуществляет прием, регистрацию, хранение, комплектование, учет и использование документов на территории Таштыпского района.

1.2.Архив непосредственно подчиняется Главе Таштыпского района и управляющему делами Администрации.

1.3.Архив возглавляет заведующий, назначаемый на должность Главой Таштыпского района.

1.4. Положение об архиве утверждается Администрацией Таштыпского района. В Положении закрепляются организационно-правовой статус архива, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование  архивного дела.

1.5. В своей деятельности архив руководствуется: Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", иными нормативно правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Хакасия, Законом Республики Хакасия от 13 ноября 2012 г. N 106-ЗРХ "Об архивном деле в Республике Хакасия", другими законами Республики Хакасия и принимаемых в соответствии с ними иными нормативно-правовыми актами Республики Хакасия, Уставом Таштыпского района, муниципальными правовыми актами Таштыпского района и настоящим Положением.

1.6.Деятельность муниципального  архива организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций отдела  по делам архивов  Министерства  культуры Республики Хакасия.

 

2. Структура 

 2.1.Состав и структура архива утверждается  постановлением Администрации по предложению заведующего архивом. Штатная численность и номенклатура должностей – работников архива устанавливается Главой Таштыпского района.

2.2.Работники архива назначаются на должности и освобождаются от должностей Главой Таштыпского района.

2.3.Распределение обязанностей между специалистами архива утверждается   распоряжением Администрации, на основании представления заведующего архивом.

                                                

3. Задачи

3.1.Организация архивного дела на территории Таштыпского  района.

3.2 Подготовка  нормативных правовых актов по вопросам архивного дела.

3.3.Подготовка долгосрочных муниципальных целевых программ, перспективных и текущих планов   развития архивного дела.

3.4.Осуществление иных полномочий на территории Таштыпского района в области архивного дела в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Хакасия.

3.5.Реализация отдельных государственных полномочий Администрации в сфере архивного дела при наделении ими Правительством Республики Хакасия в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации.

3.6.Осуществление взаимодействия с органами местного самоуправления поселений Таштыпского района по вопросам управления архивным делом.

3.7.Осуществление взаимодействия с ведомственными  архивами по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов.

3.8.Заключение договоров с организациями, учреждениями и другими  источниками комплектования муниципального архива, расположенными на территории Таштыпского района Республики Хакасия, о передаче документов, образовавшихся в процессе их деятельности, в архив  на постоянное хранение.

3.9. Организационно-методическое руководство:

-деятельностью ведомственных архивов;

-организации документооборота в делопроизводстве  Администрации, структурных подразделениях Администрации, муниципальных учреждений.

3.10.Содействие организациям и учреждениям любых форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочий  Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного  хранения документов в т.ч. по личному составу; 

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

- рассмотрение и согласование  положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования муниципального  архива  и инструкций  по делопроизводству;

- рассмотрение и согласование  описей дел по личному составу организаций, документы которых  подлежат приему в   муниципальный архив в порядке, установленном  отделом по делам архивов   Министерства культуры Республики Хакасия;

- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и  делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организаций и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организаций документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников  архивов и делопроизводственных служб.

4. Функции

 

4.1. Прием на хранение, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений Администрации и других источников комплектования, обработанных в соответствии с установленными требованиями.

4.2.Комплектование  муниципального архива  документами имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования  в.т.ч:

-составление списков организаций – источников комплектования муниципального архива, утверждаемых Администрацией и согласованных с отделом по делам архивов   Министерства культуры Республики Хакасия, систематическая работа по их уточнению;

-отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в муниципальный архив;

-проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве.

4.3. Прием документов на хранение, организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:

-досрочный прием на хранение  сборников постановлений и распоряжений Администрации Таштыпского района (Администрации муниципального образования Таштыпский район);

- хранение и учет документов, принятых в архив; предоставление в установленном порядке учетных данных в отдел по делам архивов   Министерства культуры Республики Хакасия;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных  условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном  архиве.

4.4.Архив обеспечивает  хранение:

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Хакасия, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного  самоуправления с момента их образования, деятельности, а также находящихся в совместном ведении Таштыпского района и Республики Хакасия;

- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда   Республики Хакасия, образовавшихся в процессе деятельности органа    местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;

- архивных  фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в   муниципальную собственность, в т.ч.  личного происхождения, входящих в   негосударственную часть  Архивного фонда Республики Хакасия;

-документов на различных видах носителей по личному составу             ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника) действовавших на территории  Таштыпского района;

-печатных, аудиовизуальных и других материалов дополняющих фонды архива;

-учетных документов, архивных справочников и других материалов,              необходимых для осуществления  его практической деятельности;

-документов негосударственной части Архивного фонда Республики Хакасии поступающих на хранение в  архив в порядке и на Условиях договоров между собственниками документов и  архивом, действующим от имени Администрации.

4.5. Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, каталогов, обзоров, справок, пр.), ведение  учета документов Архивного фонда  и других архивных документов и обеспечение информацией о его составе и содержании.

4.6. Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фондов). Информационное обеспечение органов местного самоуправления, органов государственной власти Республики Хакасия, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в.т.ч информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов муниципального архива  по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе.

4.7. Поиск необходимых документов,  исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений, жалоб, прием граждан.

4.8. Организация использования документов:

-организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведении встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

-выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива.

4.9. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам муниципального архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

4.10. Инструктирование работников подразделений Администрации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.

4.11. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

4.12. Создание экспертно-проверочной комиссии для организации  работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения и  решения вопросов о включении конкретных архивных документов в состав Архива, а также об отнесении документов Архива к уникальным и особо ценным в соответствии с действующими правилами и нормами.

4.13. Составление описей, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

4.14. Контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

4.15. Работа по восстановлению документов.

4.16. Учет документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

4.17. Составление установленной отчетности.

4.18. Разработка положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

4.19. Работа по защите информации, составляющей государственную и служебную тайну

4.20. Проверка правильности учета и хранения бланков строгой отчетности в подразделениях Администрации.

4.21. Разработка и согласование с отделом по делам архивов при  Министерстве культуры Республики Хакасия графиков представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение.

 5. Состав документов архива

 5.1. Архив хранит  находящиеся на территории Таштыпского района архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, экономическое, научное, историческое, культурное значение, документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения, необходимые в практической деятельности.

5.2. Документы по личному составу предприятия и по личному составу ликвидированных подразделений.

5.3. Ведомственные издания.

5.4. Страховой фонд особо ценных документов, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы.

5.5. Научно-справочный аппарат к документам архива.

 6. Права

 Архив имеет право:

6.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию   архива.

6.2.Вносить на рассмотрение Администрации,  отдела  по делам архивов  Министерства  культуры Республики Хакасия предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией  вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

            6.3.Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.

            6.4.Проверять исполнение организациями, расположенными на территории Таштыпского района, не зависимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований федерального и регионального архивного законодательства.

            6.5.Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

            6.6.Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

            6.7.Входить в состав ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

        6.8.Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных

 организациях, а также физических лиц.

        6.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями Таштыпского района, отдела  по делам архивов  Министерства  культуры Республики Хакасия, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией, для рассмотрения организационно- методических и практических вопросов архивного дела.

 7. Взаимоотношения (служебные связи)

 Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, архив взаимодействует:

7.1. С общим отделом Администрации Таштыпского района и со всеми подразделениями Администрации по вопросам:

- ведения делопроизводства;

- подготовки и представления документов на хранение в архив;

- передачи документов и их копий, справок для использования в работе подразделений;

- поиска необходимой информации.

 7.2. С управляющим делами Администрации Таштыпского района по вопросам:

- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;

7.3. С юридическим отделом Администрации Таштыпского района по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

7.4. С группой  по информационным технологиям и информационной безопасности Администрации Таштыпского района   по вопросам обеспечения работы оргтехники и сопровождения работы программных комплексов и СИР.

8. Ответственность

 8.1. Заведующий архивом:

-организует деятельность  архива и несет персональную ответственность за своевременное выполнение возложенных на архив задач и функций;

-разрабатывает и предоставляет на утверждение Главы Таштыпского района организационно-правовую документацию в сфере деятельности архива и делопроизводства в Администрации Таштыпского района;

-создаёт надлежащие условия для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.);

-разрабатывает положение «Об экспертно-проверочной комиссии  Администрации Таштыпского района» и представляет его на утверждение Главы Таштыпского района;

-формирует состав  экспертно-проверочной комиссии и организует ее работу  для решения вопросов о включении конкретных архивных документов в состав Архива и Архивного фонда Республики Хакасия, а также об отнесении документов  Архива  к уникальным и особо ценным в соответствии с действующими правилами и нормами;

-обеспечивает сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов, соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины;

-отвечает за  сохранность имущества, находящегося в архиве, и соблюдение правил пожарной безопасности;

 -отчитывается о работе архива и состоянии архивного дела в Таштыпском районе перед Администрацией и в установленном порядке - перед отделом  по делам архивов  Министерства  культуры Республики Хакасия.

-вносит предложения руководству Администрации о перемещении работников архива, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину;

- даёт разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- подписывает и визирует документы, связанные с деятельностью архива.

8.2.Ответственность работников архива устанавливается должностными инструкциями.

          9. Реорганизация или ликвидация

9.1.Реорганизация или ликвидация  архива осуществляется  Администрацией в установленном порядке.

9.2.Архивные фонды и архивные документы при реорганизации муниципального архива передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственный архив Республики Хакасия в установленном порядке.

 

Дата создания: 10 04 2015
Дата редактирования: 10 04 2015

вверх

Версия для слабовидящих